履歴書は、採用担当者に自身の人となりや魅力、熱意を伝える重要な書類です。
看護師の履歴書に記載される内容が重要であるのはもちろんですが、履歴書を入れる封筒の選び方や書き方、提出方法などによっても採用担当者に与える印象は大きく変わります。
本記事では、採用担当者に好印象を与えるための封筒の選び方や書き方、履歴書を作成するうえでのマナーを解説します。採用担当者に好印象を与えるワンポイントテクニックも紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
封筒の選び方や書き方のマナー
看護師の就職活動の際、紙の履歴書の提出方法には2種類のパターンがあります。送付する場合と、直接応募先の病院や会社に出向いて手渡しする場合です。いずれの場合にも、書類をすべてきちんと揃えて封筒に入れ、提出することが大切です。
まずは、履歴書を入れる封筒の選び方や、封筒への書き方のマナーについて、解説します。
封筒のサイズやカラーの選び方
応募書類を入れる封筒の選び方は、第一印象を左右するポイントのひとつです。封筒は「角形A4号（角A4）」または「角形2号（角2）」サイズのものを選びましょう。
このサイズであれば、履歴書を折らずに収納可能です。また、封筒は茶色や白色、水色などさまざまな色のものが市販されていますが、履歴書を入れる場合には、模様のない白色の封筒が無難です。白封筒は、色付きの封筒よりもかしこまった印象を与えることができ、正式な文書のやりとりにも使用されるためです。
ただし、白い封筒は中身が透けやすい特徴があります。個人情報が記載されている文書を入れることになるため、中身が透けない程度の厚みのある封筒を選びましょう。
封筒の書き方のマナー
次に、封筒の書き方のポイントについて紹介します。
封筒の宛名は縦書きが基本です。住所は、都道府県名や「丁目」「番地」などを省略せず、きちんと正式なものを記載することがマナーです。
住所内の数字は漢数字を用います。送り先が部署の場合は「御中」個人の場合は「様」を使用します。担当者が不明の場合には「○○部 採用ご担当者様」と記載してもよいでしょう。
履歴書が入っていることを示すため、封筒の表面左下に赤文字で「履歴書在中」と記載し、定規を使用して四角く文字を囲みます。あらかじめ「履歴書在中」と書かれた封筒や、スタンプの使用も可能です。
住所と宛名、履歴書在中の旨を記載するときは、右から順に文字の頭を下げるように書くとバランスよく整った印象になります。裏面には、左下4分の1に収まるよう、自身の住所と名前を記入します。
なお、表面、裏面ともに黒いボールペンやマジックの使用がおすすめです。耐水性があり、配達中に雨に濡れても滲みにくいためです。
手渡しのときも封筒を用意する
応募書類を送付せずに直接持参する場合にも、履歴書類を入れるための封筒は用意しましょう。
手渡しの場合の封筒は、履歴書が汚れないように保護するためのものです。宛名は書かず、封筒の表面左下に「履歴書在中」と赤文字で書き、長方形で囲みます。裏面には自身の住所と氏名を記載します。
面接開始時に履歴書を面接官に手渡すときには、封筒から出して中身のみを渡します。封筒ごと渡さないように注意しましょう。受付で履歴書を渡す場合には、封筒に入れたまま手渡しして構いません。
印象が良くなる履歴書にする4つのポイント
履歴書は、その人物の最初の印象を決める重要な書類です。せっかく魅力的な経歴や応募先に対する情熱を記載したとしても、具体的な書き方の面で雑な印象を与えてしまっては、好感度を下げることもありえます。好感度を高め、印象がよくなる履歴書にするための4つのポイントを紹介します。
できる限り手書きで作成する
看護師の履歴書はできる限り手書きで作成しましょう。
近年、履歴書を紙で用意する以外にも、インターネットを利用し応募先へデータを直接送付できるシステムも増えてきました。とはいえ、まだ手書きの履歴書の方が好まれることが多く、採用担当者に与える印象も手書きの方がよいでしょう。
インターネット上でエントリーが可能な場合であっても、履歴書は手書きで作成することをおすすめします。
手書きで履歴書を作成する際には、筆記具は黒のボールペンや万年筆を使うのが基本です。たとえ字が上手でなくても、丁寧に書くことにより、誠実さや礼儀正しさなどの好印象を与えられます。
修正液や修正テープは使わない
履歴書を書く際に失敗をしても、修正液や修正テープを使わないようにしましょう。
二重線の上に訂正印を押す修正方法はよしとされていますが、丁寧さが伝わらず、採用担当者によい印象を与えません。「大事な書類を雑に扱う人」という印象を与えないためにも、記載途中に間違えてしまった場合には、新しい書類に最初から書き直しましょう。
履歴書を記入するときには、失敗する可能性を考慮し、あらかじめ複数枚予備を用意しておくことをおすすめします。
言葉遣いや文字の丁寧さに気をつける
言葉遣いや文字の丁寧さも重要です。履歴書内の文章は「です・ます」調で統一しましょう。採用担当者は、履歴書を見て、文字の書き方や言葉の選び方から、それぞれの人柄を判断します。
言い換えれば、一文字一文字丁寧に記載し、適切な言葉を使うことでよい印象を与えられます。また、同じ意味を持つ言葉でも、できる限りポジティブな言葉を選択しましょう。言葉の選び方で前向きな印象を与えることも大切です。
記入欄はなるべく埋める
記入欄はできる限りすべて埋めましょう。履歴書では、「それぞれの項目に何が書かれているのか」のみでなく、「一般常識的に漏れなく書かれているか」についても確認されています。
優れた経歴が書かれていたとしても、空欄が多かったり、マナーに違反していたりすれば、印象が悪くなるでしょう。
とくに、志望動機や自己PR欄に空欄が目立つと、信頼感を失ってしまう可能性もあります。志望動機や自己PR欄は、記入欄の8割を埋めることを目指して作成し、バランスよく見えるように記載しましょう。
送付前に確認すべき4つのポイント
履歴書を提出する際には、書類の抜けや漏れがないかを確認し、期日内に確実に応募先に届けることが必須です。履歴書の記入や書類の準備が終わったら、郵送の前に一度すべて見直しましょう。
ここでは、看護師の履歴書を送付する前に確認すべき4つのポイントについて紹介します。
送付状を忘れずに作成する
履歴書を送付する場合には、送付状を必ず作成します。送付状は添え状とも呼ばれ、書類の送り主や目的、内容を相手に伝えるための書類です。
送付状には、次の内容を漏れなく記載する必要があります。
● 日付
● 宛先
● 送付者の署名
● 件名
● 頭語と結語
● 本文
● 同封書類
送付状の作成にはテンプレートなどを用い、正確に記載するようにしましょう。送付状に記載する住所は封筒と同様、省略せず正式名称を記載します。件名は「履歴書送付について」など、簡潔に内容がわかる件名を選びましょう。また、病院に応募する場合は、書類に記載する病院の敬称は「貴院」となります。
なお、送付状は書類を送る場合のみに添付します。履歴書を直接持参する場合には不要です。
封筒に入れる順番に気をつける
封筒に入れる際には、書類を重ねる順番に注意します。上から送付状、履歴書、職務経歴書、その他の応募書類となるように並べましょう。封筒に入れる前に必要な書類を1枚ずつ確認しながら順番に並べることにより、足りない書類が発見しやすくなるメリットもあります。
基本的に書類は折り曲げませんが、看護師免許証はB4サイズであり、A4サイズの封筒には収まりません。看護師免許の写しを提出する場合には、半分に折るか、A4サイズに縮小したものを使用します。応募先から指示がある場合には、それに従いましょう。
のりで封をして「〆」印をつける
書類を入れ終わったら、のり付けして封をし「〆」印をつけます。「〆」印は、確かに封をしたという証であり、途中で第三者に開封されていないという印です。
封筒中央に、閉じた部分と封筒本体をまたぐように記入してください。手書きで構いませんが、書き忘れないように注意しましょう。
郵便局窓口から送付する
履歴書類は郵便局の窓口から送付することをおすすめします。履歴書の入った封筒はポストに入らないこともあり、切手料金の間違いや集荷トラブルが起こった場合に期日に届かなくなるリスクを避けるためです。
また、履歴書を送付するときには、締切日が「必着」であるのか「当日消印有効」であるのかも確認しておきましょう。必着の場合は期日までに相手に届いていなくてはなりません。
当日消印有効の場合には、郵便局で押された消印が期日以内であれば、期日に届いていなくても問題ありません。
好印象を与えるワンポイントテクニック！
最後に、履歴書の提出に関して、ほかの方と差をつけるワンポイントテクニックを紹介します。ポイントを押さえ、採用担当者に好印象を与えましょう。
書類はクリアファイルに入れる
送付状、履歴書など、提出する書類はクリアファイルに入れておくと、汚れ防止や折れ防止になります。クリアファイルに入れる順番は、そのまま封筒に入れる場合と変わらず、上から送付状、履歴書、職務経歴書、その他の応募書類となるように並べます。
履歴書を送付せず、直接持参する場合にもクリアファイルを使用することは有効です。面接官に手渡す際には、クリアファイルごと手渡しましょう。
写真写りにこだわる
履歴書に貼付する証明写真にこだわることもおすすめです。履歴書の写真は、自身の第一印象となる部分です。証明写真の撮影時にはスーツを着用し、身だしなみを整え、印象良く写るように表情を意識しましょう。最近では光量や彩度などを調整できる証明写真機もあるため、より魅力的に見える写真になるよう工夫することが大切です。
なお、写真が万が一剥がれても誰のものかわかるようにするため、写真の裏には氏名と撮影日を記入しておきます。
手渡しする相手に合わせて渡し方を変える
履歴書を手渡しする場合には、相手に合わせて渡し方を変えるのがマナーです。面接官に直接手渡しする場合には、事前に書類を封筒から出し、すぐに目を通せるよう丁寧に渡します。面接官が開封する手間を省き、相手目線の丁寧な振る舞いができることを印象付けられます。受付で書類を渡す場合には、封筒から出さずに渡します。
どちらの場合においても、相手が読みやすい方向に差しだし「本日はよろしくお願いいたします」と笑顔で一言添えるとよいでしょう。
また、履歴書は採用担当者に渡す重要な書類です。持ち運びの際に破損したり、かばんの中で折れたりしないよう、丁寧に扱うよう心がけましょう。
まとめ
本記事では、第一印象を左右する履歴書の封筒の選び方や、履歴書のマナー、好印象を与えるワンポイントテクニックを紹介しました。転職活動において重要な書類である履歴書の扱いやマナーは、社会人としての礼儀正しさや丁寧さにつながります。
最後に、履歴書送付に関するポイントをまとめておきます。
● 履歴書類を入れる封筒は白色の「角形A4号（角A4）」または「角形2号（角2）」
● 送付状、履歴書、職務経歴書、その他の応募書類となるように並べ、クリアファイルに挟む
● できる限り郵便局から送付する
履歴書を作成する際には、丁寧に準備ができるよう、期間に余裕を持って取り組み始めましょう。
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